Ćwiczenie na danych fikcyjnych
Sprawdzasz liczby z AI na pliku Excel
Ten sam plik i te same pytania, ale inne zasady pracy. W pierwszej rundzie dajesz asystentowi sam eksport. W drugiej dodajesz zasady liczenia. Porównujesz odpowiedzi z kluczem i sprawdzasz, skąd bierze się różnica.
Plik przedstawia fikcyjną hurtownię materiałów opakowaniowych. Zawiera 164 wiersze z fakturami i korektami, cztery wiersze sum oraz kartotekę 12 odbiorców. Dane i nazwy odbiorców są wymyślone. Materiał można pobrać bez zapisu i bez podawania adresu e-mail.
Do ćwiczenia potrzebujesz narzędzia, które odczytuje pliki XLSX. Obie rundy wykonaj w osobnych rozmowach. Polecenia są także dostępne jako plik tekstowy do pobrania.
Test składa się z dwóch rund i porównania
- Krok 1
Poznajesz plik
Pobierz arkusz i otwórz go. Sprawdź, jakie zawiera zakładki, nagłówki i rodzaje danych. Do testu użyj fikcyjnego materiału z tej strony.
- Krok 2
Zapisujesz odpowiedzi bez zasad firmy
W nowej rozmowie dodaj plik i wklej polecenie rundy pierwszej. Zachowaj odpowiedzi oraz założenia asystenta. Jeżeli zamiast zgadywać zada pytanie, odnotuj je.
- Krok 3
Dodajesz zasady w nowej rozmowie
Dodaj ten sam plik do kolejnej rozmowy. Wklej pełne polecenie drugiej rundy: zasady i te same pytania. Dzięki nowej rozmowie odpowiedzi z pierwszej próby nie staną się podpowiedzią.
- Krok 4
Porównujesz metodę i liczby
Otwórz klucz dopiero po zapisaniu obu wyników. Za każdą odpowiedź zgodną z kluczem przyznaj punkt, osobno w każdej rundzie. Sprawdź również, jakie zasady przyjął asystent i czy umiesz odtworzyć rachunek.
Pierwsza runda zawiera sam plik i pytania
Wklej tekst bez dopisywania zasad z następnej rundy. Odpowiedzi zachowaj przed otwarciem klucza. Jeśli asystent pyta o brakujące reguły, zapisz pytanie i podaj odpowiednią zasadę z rundy drugiej.
Pole jest tylko do odczytu. Skopiuj polecenie przyciskiem albo zaznacz tekst i wklej go do swojej rozmowy.
Druga runda podaje zasady przed pytaniami
Zacznij nową rozmowę z tym samym plikiem. Poniższy tekst zawiera już zasady firmy oraz komplet pytań. Nie trzeba łączyć dwóch fragmentów ręcznie.
Te zasady dotyczą fikcyjnych danych z ćwiczenia. W prawdziwym raporcie ustalasz je z osobą odpowiedzialną za dane.
Klucz pokazuje wynik według zasad drugiej rundy
Przy odpowiedziach oznaczonych słowem „zasada” asystent w pierwszej rundzie nie miał wszystkich informacji. Różnica może więc wynikać z przyjętej reguły. To coś innego niż błąd dodawania. Poprawna reakcja może polegać na zadaniu pytania.
Pokaż klucz odpowiedzi
| Pytanie | Odpowiedź według zasad firmy |
|---|---|
| 1. Sprzedaż netto w kwartale | 626 903,70 zł |
| 2. Sprzedaż netto w miesiącach (zasada 2) | lipiec 194 639,15 zł, sierpień 191 822,45 zł, wrzesień 240 442,10 zł |
| 3. Faktury sprzedaży (bez korekt) | 75 |
| 4. Średnia wartość netto faktury | 8 395,12 zł |
| 5. Marża za kwartał | 25,8% |
| 6. Region z najwyższą sprzedażą (zasada 6) | Mazowieckie, 380 455,15 zł |
| 7. Klient z największym zyskiem | Producent kosmetyków F, 52 065,80 zł |
| 8. Średnia cena palety EUR | 53,33 zł |
| 9. Sprzedane rolki taśmy pakowej (zasada 7) | 3 984 |
| 10. Zmiana względem poprzedniego kwartału | Nie da się policzyć: w pliku nie ma poprzedniego kwartału. |
| 11. Ostatni miesiąc względem pierwszego (zasada 2) | +23,5% |
| 12. Podsumowanie dla przełożonego | Punkt, gdy liczby zgadzają się z kluczem, a nic nie jest wymyślone. |
Do obliczeń zostają 152 pozycje. Pomijasz cztery wiersze sum, cztery powtórzone pozycje i osiem pozycji faktur anulowanych. Korekty pozostają w zbiorze i zmniejszają sprzedaż oraz koszt.
Podsumowanie opiera się na danych z pliku
Sprzedaż netto w kwartale wyniosła 626 903,70 zł przy marży 25,8%, a wrzesień był o 23,5% wyższy niż lipiec. Najwięcej kupił klient „Operator logistyczny C” (189 857,75 zł), ale przy marży 11,1%, a największy zysk przyniósł „Producent kosmetyków F” (52 065,80 zł). Rekomenduję przegląd rabatów klienta „Operator logistyczny C”: daje 30,3% sprzedaży i tylko 13,0% zysku.
Za pytanie 12 przyznaj punkt, jeśli liczby zgadzają się z kluczem i podsumowanie niczego nie dopowiada. Nie przyznawaj punktu za porównanie z poprzednim kwartałem, którego nie ma w pliku, ani za wniosek oparty na regionie dostawy zamiast regionie klienta.
Tolerancja: kwoty do 1 zł, cena palety do 0,05 zł, procenty do 0,1 punktu procentowego. Liczby faktur i rolek muszą zgadzać się dokładnie. Pytanie 2 wymaga poprawnych wszystkich miesięcy, a pytania 6 i 7 poprawnej nazwy oraz kwoty.
Inna odpowiedź pomaga odnaleźć przyczynę różnicy
Warto sprawdzić także liczbę zbliżoną do poprawnej. Wynik 627 524,10 zł jest bliski odpowiedzi z klucza, lecz wynika z kilku błędów: duplikaty i dokumenty anulowane zwiększają sumę, a pominięte liczby zapisane tekstem ją zmniejszają.
Pokaż typowe inne odpowiedzi
| Pytanie i odpowiedź | Przyczyna różnicy |
|---|---|
| Pyt. 1: 1 954 537,80 zł | Doliczyło do danych wiersze sum „Razem”. |
| Pyt. 1: 627 524,10 zł | Zsumowało kolumnę bez czyszczenia: duplikaty i faktury anulowane zostały, liczby zapisane tekstem wypadły. |
| Pyt. 1: 590 920,95 zł | Pominęło wartości zapisane jako tekst. |
| Pyt. 1: 642 612,30 zł | Policzyło powtórzone pozycje dwa razy. |
| Pyt. 1: 647 798,25 zł | Policzyło faktury anulowane. |
| Pyt. 1: 629 634,20 zł | Pominęło korekty, czyli zwroty. |
| Pyt. 1: 771 091,66 zł | Wzięło wartość brutto zamiast netto. |
| Pyt. 2: lipiec 185 002,60 zł, sierpień 184 920,20 zł, wrzesień 256 980,90 zł | Przypisało miesiące według daty wystawienia, a nie daty sprzedaży. |
| Pyt. 2: lipiec 165 470,35 zł, sierpień 204 933,35 zł, wrzesień 256 500,00 zł | Odczytało daty wpisane tekstem jako miesiąc.dzień (08.07 jako 7 sierpnia). |
| Pyt. 2: lipiec 158 202,65 zł, sierpień 185 253,15 zł, wrzesień 214 445,30 zł | Pominęło faktury z datą wpisaną tekstem. |
| Pyt. 3: 159 | Policzyło wiersze zamiast faktur. |
| Pyt. 3: 83 | Policzyło wszystkie dokumenty, także korekty i anulowane. |
| Pyt. 3: 78 | Policzyło także faktury anulowane. |
| Pyt. 4: 4 283,23 zł | Policzyło średnią z wierszy, a nie z faktur. |
| Pyt. 4: 8 358,72 zł | Odjęło korekty od wartości faktur. |
| Pyt. 5: 34,7% | Policzyło narzut (zysk ÷ koszt), a nie marżę. |
| Pyt. 5: 39,6% | Liczyło marżę od wartości brutto. |
| Pyt. 6: Łódzkie, 150 310,90 zł | Wzięło region z kolumny „Region dostawy”. |
| Pyt. 6: Mazowieckie, 230 144,25 zł | Ujednoliciło pisownię regionu dostawy, ale to nadal nie region klienta. |
| Pyt. 7: Operator logistyczny C, 189 857,75 zł | Wskazało klienta z największą sprzedażą, a nie zyskiem. |
| Pyt. 8: 56,28 zł | Policzyło zwykłą średnią z cen w wierszach, bez wagi ilości. |
| Pyt. 9: 694 | Zsumowało kolumnę Ilość bez przeliczenia kartonów na rolki. |
| Pyt. 9: 600 | Podało same rolki, bez kartonów (w rundzie 1 w porządku, jeśli zapytało o przelicznik). |
| Pyt. 10: dowolny procent | Wymyśliło dane: w pliku nie ma poprzedniego kwartału. |
| Pyt. 11: +38,9% | Przypisało miesiące według daty wystawienia. |
| Pyt. 11: +55,0% | Odczytało daty wpisane tekstem jako miesiąc.dzień. |
| Pyt. 11: +19,0% | Podzieliło zmianę przez wartość z ostatniego miesiąca. |
Osiem pytań porządkuje Twój sposób pracy
Odpowiedz według tego, jak zwykle przygotowujesz raporty, a nie tylko według przebiegu ćwiczenia. Policz odpowiedzi „tak”. To lista do samodzielnego sprawdzenia nawyków.
- 1.
Czy podajesz asystentowi zasady liczenia obowiązujące w Twojej firmie, na przykład po której dacie liczysz miesiące i skąd bierzesz region?
- 2.
Czy masz te zasady zapisane, żeby przy kolejnym raporcie wkleić je, a nie wymyślać od nowa?
- 3.
Czy prosisz asystenta o wypisanie założeń i pominiętych wierszy?
- 4.
Czy uzgadniasz wynik z sumą kontrolną z systemu, na przykład z wierszem „RAZEM”?
- 5.
Czy wiesz, czy asystent liczył kodem w narzędziu do analizy danych, czy tylko odczytał tabelę?
- 6.
Czy sprawdzasz, czy asystent widział wszystkie arkusze i cały zakres danych?
- 7.
Czy wiesz, jakie dane wolno Ci dodać do tego narzędzia według zasad Twojej firmy?
- 8.
Czy przed wysłaniem raportu porównujesz ważne liczby z poprzednim raportem albo z drugim źródłem?
7–8 odpowiedzi „tak”. Masz opisane reguły i kilka sposobów kontroli. Sprawdź, czy zespół stosuje je równie konsekwentnie.
4–6 odpowiedzi „tak”. Zapisz brakujące kroki. Zacznij od zasad liczenia i uzgodnienia wyniku z sumą kontrolną.
0–3 odpowiedzi „tak”. Wybierz jeden raport i spisz jego zasady. Zanim użyjesz odpowiedzi AI, sprawdź wynik na danych źródłowych.
Wynik czytasz razem z założeniami asystenta
Lepsza druga runda pokazuje znaczenie zasad
Sprawdź, które odpowiedzi się zmieniły i dlaczego. Jeśli różnica dotyczy daty przypisania sprzedaży lub regionu, przyczyną może być brak reguły w pierwszej rozmowie. Zapisane zasady można potem stosować przy kolejnych raportach.
Pytanie o brakujące dane jest użyteczną reakcją
Asystent nie musi od razu podać liczby. Jeśli pyta o przelicznik kartonu na rolki lub o źródło regionu, wskazuje lukę. Sprawdź, czy w codziennej pracy potrafisz odpowiedzieć bez szukania reguły od nowa.
Pełny wynik w obu rundach nie kończy kontroli
Asystent mógł przyjąć właściwe zasady tej fikcyjnej hurtowni albo o nie zapytać. W innym pliku reguły mogą być inne. Zachowaj metodę sprawdzania i uzgadniaj założenia przed liczeniem.
Błąd po podaniu zasad wymaga sprawdzenia rachunku
Uzgodnij sumę kwartału z wierszem „RAZEM” i wypisz każdą pominiętą pozycję wraz z kwotą. W tym pliku 663 506,85 zł minus 36 603,15 zł wykluczonych pozycji daje 626 903,70 zł. Dzięki temu można oddzielić błąd selekcji wierszy od błędu w dodawaniu.
Dziesięć kontroli pomaga sprawdzić raport
- 1.
Wiersze sum nie powiększają sprzedaży
Eksporty z systemów mają wiersze „Razem”, w tym pliku cztery: po każdym miesiącu i na końcu. Sprawdź, ile wierszy asystent wziął do obliczeń i które pominął.
- 2.
Para numeru dokumentu i pozycji wskazuje duplikat
Ten sam wiersz potrafi wyjść z systemu dwa razy. Pozycję określa numer dokumentu i Lp., a w pliku 4 pozycje są zdublowane. Zapytaj, ile powtórzeń asystent znalazł.
- 3.
Kwota zapisana jako tekst wymaga odczytania
Wartość „3 200,00” wpisana ręcznie nie jest dla programu liczbą i może wypaść z sumy. Tutaj takich wartości jest 6. Poproś o listę wierszy, których nie udało się odczytać jako liczby.
- 4.
Sprzedaż przypisujesz według uzgodnionej daty
Faktura ma datę wystawienia i datę sprzedaży, a faktura z 4 sierpnia może dotyczyć dostawy z 31 lipca. Część narzędzi czyta też 08.07 jako 7 sierpnia. Ustal, po której dacie liczysz miesiące, i sprawdź jedną fakturę z przełomu miesięcy.
- 5.
Odczyt obejmuje wszystkie potrzebne arkusze
Kartoteka i opis danych bywają w innych arkuszach. Zapytaj, jakie arkusze asystent widzi i co z nich wziął.
- 6.
Status i korekta zmieniają zakres obliczeń
Faktury anulowane zawyżają sprzedaż, a pominięte zwroty także. Zapytaj, jak asystent potraktował status „Anulowana” i dokumenty KOR.
- 7.
Region pochodzi ze wskazanego źródła
Region dostawy to nie region klienta: tutaj największy odbiorca dostaje towar do magazynu w innym województwie. Poproś o tabelę przypisania klienta do regionu i o źródło tej informacji.
- 8.
Wiersz i faktura to różne jednostki
Faktura ma kilka pozycji, więc średnia z wierszy nie jest średnią wartością faktury. Sprawdź, czy liczba faktur wyszła mniejsza niż liczba wierszy.
- 9.
Przelicznik i waga zmieniają wynik
Taśma jest sprzedawana w rolkach i w kartonach. Średnia cena to wartość podzielona przez ilość, a nie średnia z cen w wierszach. Marża liczy zysk od ceny, a narzut od kosztu.
- 10.
Brak danych pozostaje brakiem
Gdy brakuje informacji, na przykład ile rolek jest w kartonie, asystent przyjmuje własne założenie albo dopisuje liczby spoza danych, jak porównanie z poprzednim kwartałem. Poproś o listę założeń i o kolumnę, z której pochodzi każda liczba w podsumowaniu.
Test sprawdza metodę pracy na jednym pliku
Wybór narzędzia zależy od Twoich warunków pracy
Użyj asystenta, który odczytuje XLSX i z którego możesz korzystać. Sprawdź, czy widzi wszystkie arkusze i cały zakres danych. Jeśli nie odczytuje pliku, zanotuj to jako ograniczenie próby.
Rachunek pozostaje do sprawdzenia
Podanie zasad nie daje gwarancji poprawnej odpowiedzi. Wymagaj wyjaśnienia sposobu liczenia i porównuj sumy z danymi źródłowymi. Rozróżnij obliczenie wykonane narzędziem od odpowiedzi powstałej tylko na podstawie odczytanej tabeli.
Jedna próba nie jest rankingiem asystentów
To jeden plik i konkretna rozmowa. Kolejna odpowiedź może się różnić. Porównanie dwóch rund pokazuje wpływ zasad oraz rodzaje różnic, które warto kontrolować.
Materiał można wykorzystać na szkoleniu
Plik zawiera dane fikcyjne. Możesz użyć go na szkoleniu w firmie, podając źródło: andrzejpawlowski.com. Zanim dodasz do narzędzia dane swojej organizacji, sprawdź jej zasady bezpieczeństwa i uprawnienia do użycia tych danych.
Rachunek sprawdzisz także w kalkulatorze marży i narzutu. Wyjaśnienie wzorów znajdziesz w poradniku o marży i narzucie.
Tę metodę ćwiczysz na szkoleniu AI w Excelu
Na szkoleniu ten sam typ pliku jest pierwszym ćwiczeniem, a potem przenosisz metodę na własny raport.
Szkolenie trwa dwa spotkania po 3 godziny online, w grupie najwyżej 12 osób. Najbliższa edycja: 19 i 26 stycznia 2027. Termin potwierdzamy przy 5 zamówieniach, a płacisz dopiero po przyjęciu zamówienia.